Stand: 30. April 2026
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie ergänzender Vorschriften (BDSG-neu, TDDDG) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Besuch der Website app.dealsystem.io sowie bei Nutzung des darüber bereitgestellten Dienstes „DealSystem" (im Folgenden „Dienst").
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Maximilian Fischer
Am Rotdornbusch 9
27777 Ganderkesee
Deutschland
Telefon: +49 163 8631063
E-Mail: info@maxifischer.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zu bestellen (§ 38 Abs. 1 BDSG). Bei datenschutzrechtlichen Anliegen wenden Sie sich bitte an die o. g. Kontaktdaten.
Der Anbieter handelt teils als Verantwortlicher, teils als Auftragsverarbeiter:
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung eines funktionsfähigen Dienstes sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Erlaubnistatbestände oder einer ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Person. Es werden keine personenbezogenen Daten an Dritte verkauft.
Sämtliche Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über TLS 1.2 oder höher. Daten werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Hetzner Online GmbH, Deutschland) verarbeitet, soweit nichts anderes ausdrücklich angegeben ist.
Beim Aufruf der öffentlich zugänglichen Seiten (z. B. Login-Seite, Datenschutz, Nutzungsbedingungen) werden technisch notwendige Daten durch unseren Server protokolliert:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren, fehlerfreien Betrieb sowie an der Abwehr von Angriffen). Server-Logs werden in der Regel nach 14 Tagen gelöscht oder anonymisiert, soweit sie nicht zur Beweissicherung im Falle eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.
Zur Nutzung des Dienstes ist ein Nutzerkonto erforderlich. Wir verarbeiten die folgenden Daten als Verantwortlicher:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb, Missbrauchsabwehr, Audit-Trail).
Im Rahmen der Nutzung des Dienstes erfasst der Workspace-Inhaber Daten Dritter — typischerweise Kunden, Interessenten und Geschäftspartner des Workspace-Inhabers. Hierfür ist der Workspace-Inhaber selbst der Verantwortliche; der Anbieter ist insoweit ausschließlich Auftragsverarbeiter (siehe Ziffer 2). Folgende Datenkategorien können dabei verarbeitet werden:
Eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten) ist nicht vorgesehen. Soweit ein Workspace-Inhaber solche Daten dennoch eingibt, verantwortet er die hierfür erforderliche Rechtsgrundlage selbst.
Sofern ein Workspace E-Mail-Konten (Gmail, IMAP/SMTP), Telefonie (Twilio) oder weitere Kanäle anbindet, werden die jeweiligen Kommunikationsinhalte (Header, Bodies, Anhänge, Anrufmetadaten) verarbeitet, um sie dem zugehörigen Kontakt im CRM zuzuordnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (gegenüber dem Nutzer) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (gegenüber Dritten — ordnungsgemäße Vertragsabwicklung des Workspace-Inhabers).
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. Speichertechnologien ein, die für den Betrieb des Dienstes zwingend erforderlich sind:
HttpOnly, Secure, SameSite=Lax. Lebensdauer: 30 Tage,
Ablauf bei Logout.Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist nicht erforderlich, da die Speicherung gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG unbedingt erforderlich ist, um den vom Nutzer ausdrücklich angeforderten Telemediendienst zur Verfügung zu stellen. Tracking- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht.
Der Dienst bietet die Möglichkeit, sich mit einem Google-Konto anzumelden, sowie optionale Integrationen für Gmail, Google Calendar und Google Drive. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung des Nutzers (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); die Einwilligung kann jederzeit durch Trennung der Verbindung in den App-Einstellungen widerrufen werden.
| Scope | Zweck |
|---|---|
openid, email, profile | Anmeldung am Dienst, Anlage des Nutzerkontos |
gmail.readonly | Synchronisation eingehender E-Mails in das CRM (Zuordnung zum passenden Kontakt) |
gmail.send | Versand von E-Mails aus dem CRM heraus |
gmail.modify | Markieren als gelesen, Verschieben in Ordner — ausschließlich zur Konsistenz mit dem Gmail-Konto |
calendar.events, calendar.freebusy | Anzeige von Terminen, Buchungs-Funktionalität (Slot-Berechnung), Erstellung von Terminen aus dem CRM |
drive.file | Zugriff nur auf Dateien, die explizit über den Dienst erstellt oder geöffnet wurden — kein Zugriff auf das restliche Google Drive |
Die Verwendung von über Google APIs erhaltener Informationen entspricht den Anforderungen der Google API Services User Data Policy, insbesondere den Anforderungen an die Limited Use. Das bedeutet:
OAuth-Refresh-Tokens werden symmetrisch verschlüsselt (AES-256-GCM) in unserer Datenbank abgelegt. Bei Verbindungstrennung werden sie unverzüglich gelöscht und der Refresh-Token bei Google revoked.
Zum Betrieb des Dienstes setzen wir die folgenden Dienstleister als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO ein. Mit allen bestehen entsprechende Verträge; bei Anbietern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt die Übermittlung ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien.
| Dienstleister | Zweck | Sitz / Region | Garantien für Drittlandtransfer |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Server-Hosting, Datenbank, Backups | Deutschland (EWR) | — |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | Cloud Storage (Anhänge), Gmail-/Calendar-/Drive-API | Irland / USA | EU-US Data Privacy Framework, EU-Standardvertragsklauseln |
| Twilio Inc. / Twilio Ireland Ltd. | Telefonie und SMS | USA / Irland | EU-US Data Privacy Framework, EU-Standardvertragsklauseln |
| Resend, Inc. | Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Magic-Link) | USA | EU-US Data Privacy Framework, EU-Standardvertragsklauseln |
| OpenRouter Inc. | Routing zu KI-Sprachmodellen (z. B. zur Datenextraktion, Anrufzusammenfassung) | USA | EU-Standardvertragsklauseln |
Eine aktuelle, vollständige Liste der eingesetzten Unter-Auftragsverarbeiter sowie die jeweils geltenden Garantien stellen wir Workspace-Inhabern auf Anfrage als Anhang zum Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb des EWR erfolgt nur, soweit sie zur Erbringung der vom Nutzer angeforderten Leistung erforderlich ist und ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Wir stützen Übermittlungen in die USA primär auf das EU-US Data Privacy Framework gemäß Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023; bei Anbietern, die nicht zertifiziert sind, ergänzend auf die EU-Standardvertragsklauseln (2021/914) sowie ggf. ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen.
In einzelnen Funktionen (z. B. automatische Anrufzusammenfassung, Datenextraktion aus E-Mails, Marktanalyse) werden Inhalte an Sprachmodelle Dritter übermittelt. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich, wenn der Nutzer die jeweilige Funktion bewusst auslöst oder den entsprechenden Workflow aktiviert hat. Die eingesetzten Modell-Anbieter (z. B. OpenAI, Anthropic, Google) haben gegenüber OpenRouter zugesichert, die übermittelten Daten nicht zum Training ihrer Modelle zu verwenden. Eine fortdauernde Speicherung über die Verarbeitungszeit hinaus findet nicht statt.
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Server-Logs | 14 Tage, dann automatische Löschung/Anonymisierung |
| Sessions | 30 Tage nach letzter Nutzung; Löschung bei Logout |
| Account-Daten | Dauer des Vertragsverhältnisses; Löschung 30 Tage nach Vertragsende |
| CRM-Inhalte | nach Weisung des Workspace-Inhabers; spätestens 30 Tage nach Vertragsende |
| Rechnungs-/Buchhaltungsbelege | 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB) |
| Anonymisierte Tracking-Daten der Marketing-Website | 13 Monate aggregiert |
Sie haben uns gegenüber jederzeit folgende Rechte:
Bei Daten, für die der Anbieter Auftragsverarbeiter ist (Ziffer 2), bitten wir, Anfragen direkt an den jeweiligen Workspace-Inhaber zu richten. Wir unterstützen den Workspace-Inhaber gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO bei der Beantwortung.
Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Hierzu gehören u. a. TLS-Verschlüsselung der gesamten Datenübertragung, verschlüsselte Speicherung von Geheimnissen und OAuth-Tokens (AES-256-GCM), gesalzenes Argon2-Hashing von Passwörtern, rollenbasiertes Berechtigungssystem, Audit-Trail administrativer Aktionen und regelmäßige Sicherheitsupdates.
Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung mit rechtlicher Wirkung gegenüber Ihnen oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Die Bereitstellung der unter Ziffer 4.2 genannten Daten ist zur Begründung des Vertragsverhältnisses erforderlich. Ohne diese Daten können wir den Dienst nicht zur Verfügung stellen.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder Änderungen unserer Leistungen abbildet. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Fassung. Wesentliche Änderungen, insbesondere solche, die eine bestehende Einwilligung berühren, werden eingeloggten Nutzern zusätzlich aktiv mitgeteilt.